»Ustvarjamo pisarno prihodnosti«

Tako se je iz start-upa, ponudnika strojne opreme z močnim trajnostnim elementom, z leti razvil v globalnega ponudnika celostnih rešitev za delovno okolje. V procesu pridobljeni podatki jim omogočajo precej točno napovedovanje trendov, ki zadevajo sodoben način dela.

Trajnostni, preden je to postalo modna muha

Visionect so leta 2007 kot start-up ustanovili Luka Birsa, Matej Zalar in Rok Zalar. Ukvarjali so se z razvojem strojne opreme, ki jim je bila skupna tehnologija elektronskega papirja. Med začetnimi izdelki je bil Geoffrey, ki je bil namenjen pobiranju naročil v gostinskih lokalih, sledil pa je razvoj danes njihovega krovnega izdelka, naprave za upravljanje sejnih sob Joan. Njegova velika prednost je že od začetka – tako kot velja za celotno tehnologijo e-papirja – nizka poraba in s tem nizek ogljični odtis.  »Ena tablica v celotnem letu porabi toliko energije, kot je potrošiš za pripravo ene kave,« je slikovita Ana Križmančič, vodja marketinga v Visionectu. V podjetju tako radi poudarjajo, da se že od samega začetka – torej več kot desetletje pred tem, ko je tudi oglaševalski svet obsedla trajnostna »vročica« – osredotočajo na trajnostno tehnologijo. »Začeli smo še v času  pred  popularizacijo bralnikov, kot je na primer Amazonov bralnik Kindle. Vendar nas je zanimala uporabnost v drugačne namene. Osredotočili smo se na poslovno oziroma profesionalno plat e-papirja,« se pogovoru pridruži Luka Birsa, Visionectov soustanovitelj in tehnološki direktor.

»Za nas so bili pogoji ob začetku pandemije precej podobni kot za gostince. Delo se je ukinilo za celotno panogo. Smo pa to znali izkoristiti sebi v prid in zahvaljujoč krizi smo v zelo dobri poziciji. Odkar so se začeli lockdowni, je šel naš posel le navzgor,« sta zadovoljna Ana Krizmančič, vodja marketinga, in Luka Birsa, soustanovitelj in glavni tehnološki direktor. (foto: Aleksandar Domitrica)

Od svojih začetkov Visionect ni spreminjal svoje usmeritve, kar jim je poleg globalnega razvoja in sodelovanja s podjetji z lestvice Fortune 500 med drugim prineslo še naziv slovenski start-up leta (2011), več nagrad za oblikovanje Red Dot in mednarodno nagrado Internet of Things.

Delovno okolje še vedno razumemo zelo ohlapno

Splošni in strokovni javnosti je Visionect najbolj znan po izdelku Joan, ki se je iz začetnega pomočnika za rezervacijo sejnih sob razvil v sistem orodij za upravljanje delovnega okolja. »Joan je bil prva naprava svoje vrste, ki si jo namestil na vrata sejne sobe in je prikazovala koledar te sejne sobe. Z izdelkom smo ciljali na segment majhnih in srednje velikih podjetij, s katerim se takrat nihče ni pretirano ukvarjal,« se spominja Birsa. Ker jih je pri razvoju izdelkov vodila tudi preprosta uporaba, so postali še dostopnejši in zanimivejši. »Tablico vzameš iz škatle in je pripravljena na uporabo. V podjetjih traja uvajalni proces za povezovanje več različnih naprav in sistemov tudi po en mesec. Ta element je naša velika prednost,« doda Križmančičeva. Prav preprostost uporabe je pomenila mejnik v podobnih sistemih, ki so bili takrat veliko bolj kompleksni. Kot se pošali Birsa, so jih označevali za »rakete« (ang. rocket ship, op. p.). »Za vzpostavitev si potreboval malodane kolektiv šestih znanstvenikov. Naš sistem pa je tako preprost, da ga je lahko vzpostavil vodja pisarne in ga postavil v sejno sobo. Ko je nekdo imel na primer težave z organizacijo, je zadeva delovala v nekaj minutah,« pojasni. Sam razvoj Joan pa je nato šel še precej dlje.  Poleg Joan Room so pozneje razvili še Joan Desk (rezervacija mize), Joan Home (delo na daljavo) in Joan Visitor (beleženje prihoda obiskovalcev).

Joan ima poleg preproste uporabe in intergracije z obstoječimi rešitvami že več kot kot desetletje močan adut v trajnostnem elementu, ki zaradi nizke porabe ne pomeni le nižjih stroškov za podjetje (npr. za enako delovanje  porabi 580-krat manj električne energije kot Applov iPad), ampak ima tudi minimalen ogljični odtis. Podobno je z embalažo, ki je v celoti iz enega materiala (t. i. »mono material product packaging«) – papirja – in se jo lahko mirno odvrže v zabojnik za papir (ali ponovno uporabi).      

Pisarniški prostor se po ugotovitvah Birse spreminja že nekaj časa, pandemija koronavirusa pa je še dodatno pospešila spremembe v načinu dela. »Trend smo začeli zaznavati že nekaj let prej. Ljudje v podjetjih delajo vedno bolj drugače in delovno okolje postaja vedno bolj dinamično. Velik vpliv imajo tudi prostori za skupno delo (ang. coworking). Z Joan smo se tako vedno bolj začeli ukvarjati z rešitvami, kako pomagati ljudem pri delu v poslovnih okoljih, tako zaposlenim kot tudi vodjem pisarn,« razvoj opredeljuje Birsa. Ob tem Križmančičeva poudarja, da je danes razumevanje delovnega okolja še vedno zelo ohlapno. »Še pred 15 leti je veljalo, da si šel v službo in tam oddelal svoje. Današnje delovno okolje ni več  samo tvoja miza v pisarni, ampak je vse. Je na vseh točkah, kjer poteka premica tvojega dela. Torej od zjutraj, ko začneš delo doma, in se pozneje vrneš v pisarno. Namen naših rešitev je, da lahko zaposleni opravljajo svoje delo čim boljše, čim bolj povezano in s čim manj logističnimi preprekami. Ko pridem v pisarno, me lahko miza že počaka rezervirana, ker sem si jo prej rezervirala preko aplikacije, ali pa da imam možnost rezervacije sestanka vnaprej. Če bi vi prišli k nam v pisarno (intervju v živo smo zaradi preventivnih ukrepov in naraščanja okužb s koronavirusom prestavili na splet in ga izvedli preko videoklica, op. p.), bi vam preko aplikacije poslala vabilo in tako bi imeli sledenje stikov,« pojasnjuje sogovornica. Takšna usmeritev po besedah obeh sogovornikov pomaga pri reševanju celotnega nabora izzivov, ki jih imajo zaposleni. Ta dinamika se je v zadnjem času še pospešila.

Od pogovorov s strankami do napovedi trendov

A kot med pogovorom večkrat poudarita sogovornika, se v nadaljnjo preobrazbo in razvoj niso vrgli »na glavo«. V njihovem portfelju je več kot osem tisoč strank, s katerimi stremijo k redni izmenjavi informacij. Prav ti pogovori pa so temelj zaznavanja potencialnih potreb in trendov, ki se pojavljajo na delovnem mestu. Kot primer navedeta lanski junij, ko so se zaposleni v podjetjih začeli vračati v pisarne in se je povečala potreba po rezervaciji delovnih miz in hibridnega načina dela. V Sloveniji je šel v primerjavi z razvitim svetom ta proces – tako kot številni drugi trendi – počasneje. »Če je bil produktni razvoj prej izrazito tehnološki, je danes usklajen s potrebami in željami strank. Preko vpogledov lahko uvidimo, da zaposleni v podjetjih vedno manj delajo v pisarnah ob ponedeljkih in petkih. Prav tako se sestanki v sejnih sobah ne rezervirajo ob ponedeljkih in petkih. Imamo možnost izdelave vrsto projekcij o nadaljnjem razvoju te dinamike,« pojasni Birsa. Hibridni delovni model bo po njihovih napovedih obstal, ljudje bodo najverjetneje tri dni delali v pisarni, dva dni pa od doma ali obratno. Na podlagi povratnih informacij lahko ugotavijo tudi, da zaposleni prihajajo v pisarno, ker si želijo stika v živo. Pisarna po besedah Križmančičeve tako postaja sodelovalno delovno okolje. Na eni strani se tako dogajajo spremembe v organizaciji sestankov, na drugi strani pa se spreminja tudi namen sestankov. »Ne govorimo več o prostorih za sestanke, ampak o prostorih za skupno delo, ki se uporabljajo ob prihodu v pisarno. V pisarno ne prideš več zato, da se zapreš, imaš mir in oddelaš svoje. Prideš zato, da se dobiš z ekipo. Če potrebuješ delo v tišini in miru, boš verjetno ostal doma,« je prepričana.

Opažajo tudi razlike med podjetji glede na njihov obseg. Če večja podjetja še ne vedo, kako bodo organizirala delo, so manjša podjetja v veliko večji meri sprejela dejstvo, da bo dela v pisarnah manj. »Praktično vsi pa razmišljajo o modelu organizacije dela, kjer prihod v pisarno sploh ni potreben oziroma je to nekaj dni na teden,« ugotavlja Birsa. Iz tega sledi, da podjetja vedno bolj posegajo po tem, da ljudi privabljajo v pisarno, namesto da jim prihod v pisarno zapovedujejo. Ob tem navede zanimiv primer podjetja, ki si zelo želi privabiti zaposlene nazaj v pisarno, saj medosebne stike obravnavajo kot pomemben del kulture in uspešnosti. »Skupaj smo ugotovili, da je največ ljudi v pisarni ob četrtkih. In sicer zato, ker imajo ob četrtkih v pisarni vesele urice s pivom,« se nasmehne Birsa. Ob tem poudarja, da je prihod ljudi v pisarno predvsem za globalna podjetja velik izziv. »V to transformacijo so bili prisiljeni in se nekako ne znajdejo. Informacijska podpora, ki jim jo ponudiš v tem procesu, jim lahko zelo pomaga bodisi pri odločitvah bodisi pri razmišljanju ali razumevanju.« Po njegovih izkušnjah prej omenjeni primer niti ni tako banalen, kot se zdi na prvi pogled. Sploh, če gre za kolektive, ki štejejo med 20 in 30 ljudi. »Imamo kar nekaj strank, ki imajo več tisoč zaposlenih in po več deset pisarn po svetu. Kako boš vedel, ali se na primer v Trondheimu (mesto na Norveškem, op. p.) ljudje vračajo v pisarno ali ne in ali ukrepi, ki jih vpeljuješ, delujejo ali ne? Vse našteto so izzivi, zaradi katerih so naše rešitve, ki temeljijo na širšem upravljanju delovnega okolja, zaradi tega še bolj uporabne,« je povedal Birsa. Glede na pomen analitike na razvoj in na podlagi gore podatkov ter zmožnosti napovedovanja trendov nas je seveda zanimalo, ali bi se v Visionectu v tem pogledu opredelili tudi kot podatkovno podjetje. »Sodobni poslovni proces mora biti podprt s podatki. Tako moramo svoje rešitve s podatki podpreti tudi mi, sicer nas ne bo nihče uporabljal. Če pogledamo promet našega podjetja, ga danes večino predstavlja prodaja rešitev in ne strojne opreme. Natančneje, podjetja plačajo naročnino, da jim pomagamo rezervirati sejne sobe, mize ali zagotovimo podatke,« pojasni sogovornik.

Visionect danes zaposluje 35 ljudi v pisarnah v Ljubljani, v ZDA in na Nizozemskem. Pridružite se Visionectovi ekipi! Prijave na povezavi.

Pandemija kot povod za nadaljnjo preobrazbo

Tako kot je Visionect v luči pandemije s svojimi rešitvami pomagal pri reorganizaciji dela svojih strank, nas je zanimalo, kako so se reorganizirali sami oziroma kako je nanje vplivala pandemija. Križmančičeva diplomatsko odvrne, da jih je koronakriza – poleg uvedbe fleksibilnega delovnika – postavila na nove tirnice, na katere bi prej ali slej morali iti. Ob tem Birsa doda, da so že pred pandemijo veliko razmišljali, kaj bi lahko bil naslednji korak za podjetje oziroma kako se premakniti naprej od prodaje strojne opreme in se preobraziti v prodajo rešitev in postati SaaS. »Imeli smo ogromno idej in napovedali smo ogromno trendov, vse od večje relevantnosti  coworking prostorov do tega, da bodo ljudje več delali od doma. Tudi ob pogovorih s drugimi podjetij smo se srečevali z inovatorjevo dilemo (ang. innovator's dilemma, op. p.), torej kako narediti korak naprej od sicer dobro delujočega posla,« se spominja Birsa. Nato je udarila pandemija in pogoji na trgu so se spremenili. »Spraševali smo se, ali bomo sploh še kdaj delali v pisarnah. Za nas je bilo ključno spoznanje, da za tisto, kar smo prej leta odlašali, ni bil nikoli pravi čas. Zdaj pa je očitno bil in smo to tudi izkoristili,« pojasnjuje sogovornik. Sledili so številni eksperimenti. Trg se je začel normalizirati, začetni šok je šel mimo in podjetja so začela razmišljati, kaj pa zdaj. »Nenadoma se je začelo pojavljati zanimanje za rezervacijo delovnih miz. Od takrat nas ta trg pelje naprej.« Če je pred tem prodaja naročnin predstavljala manjši del prihodkov, se je ta del zdaj povzpel na več kot polovico. Ob tem Birsa dodaja, da po drugi strani razširitev portfelja rešitev sovpada s potrebami strank. »Včasih se je veliko govorilo o delnih rešitvah oziroma urejanju nekega kosa pogače. Danes vsi to razumejo kot celovito rešitev. Podjetja pridejo v stik z nami z željo, da si uredijo delovno okolje.«

Ne konkurirati tehnološkim velikanom, ampak se jim priključiti

Ob pogledu na portfelj Visionectovih rešitev nas je seveda zanimalo, kako »sobivajo« s tehnološkimi velikani, ki ponujajo podobne in množično bolj uporabljane rešitve, kot je na primer koledar. Po opažanjih sogovornikov gredo največji igralci na tem področju, mednje štejejo Google, Microsoft in Zoom, v tem okolju vsak v svojo smer. Ideja Visionecta pa je bila, da so jim komplementarni oziroma da dopolnjujejo, česar tiste rešitve ne ponujajo. »Nikoli nismo načrtovali razvijati koledarjev. Vedno smo se povezovali z drugimi, že obstoječimi koledarji, ki jih podjetje uporablja,« nam razloži Birsa. Poudarja, da je nekoliko utopično pričakovati, da bo resno podjetje namesto Googlovega koledarja uporabljalo Joan. »Super bi bilo, če bi se to zgodilo (smeh). Nerealno pa je pričakovati, da boš inoviral na področju koledarjev, ko pa imaš Slack, Microsoft in Google. Vidimo pa zato veliko stvari, ki jih ti veliki igralci ne. Ti so tako vpeti v glavni posel produktivnosti v pisarnah, da se toliko manj ukvarjajo z delovnim okoljem. Tukaj pridemo na vrsto mi.« Kot primer navaja rezervacijo sejnih sob. Ta je mogoča že dolgo časa, z Joan pa so ponudili rešitev, ki  jo omogoča v fizičnem okolju. »Tako se je naša zgodba konec koncev tudi začela in se nadaljevala za rezervacijo delovnih miz in beleženjem obiskov. Veliko je še potencialnih rešitev za upravljanje delovnega okolja in vidimo še ogromno priložnosti, sploh v kontekstu, kako je danes organizirano delo posameznika.« Ob tem se porajajo številna vprašanja. Eno ključnih seveda je, ali bodo podjetja v bližnji prihodnosti sploh še imela svoje pisarne. Iz tega sledi, kaj sploh pomeni pisarna? »Čisto mogoče se bodo podjetja razvila do te mere, da bo imelo podjetje veliko pisarn, in bodo te v coworking prostorih. Mogoče si jih bodo podjetja celo delila. To bo velika transformacija. Zaposleni bodo ugotovili, da lahko delajo na daljavo, s tem pa prihranili ogromno denarja,« napoveduje sogovornik. Po njegovem opažanju so te spremembe že vidne v IT-sektorju v Sloveniji. »Če ljudje delajo na daljavo, zakaj bi imeli slabšo izkušnjo? Zakaj ne bi podprli njihovega dela tehnološko in procesno? Zakaj ne bi zaposlenemu omogočili, da se izogne nepotrebnim stvarem? To ima velik vpliv na posameznika, posameznik pa ima velik vpliv na podjetje. Že z učinkovito rezervacijo sejnih sob lahko prihraniš milijarde evrov,« je prepričan. Če je na tem mestu govora o izzivih podjetij, ki jih stanejo na desetine milijard, Google po drugi strani razmišlja še raven višje. »Pozorni so na to, kaj bo čez pet ali deset let. Delo in sodelovanje se bo zagotovo še bolj spreminjalo. Nam ostane spodnji segment rešitev, povezanih z delovnim okoljem,« je povedal Birsa.

Biti tam, kjer so središča moči

Z rešitvami so v Visionectu najbolj prisotni v razvitem delu Evrope in ZDA (predvsem na Vzhodni in Zahodni obali), vedno bolj pa tudi na trgih Bližnjega vzhoda, Azije in Južne Amerike. Večinoma so njihove stranke manjša podjetja z do 250 zaposlenimi. Po spremembah v času koronakrize pa ciljajo tudi na podjetja z od tisoč do deset tisoč zaposlenimi. Glede na panogo največ sodelujejo s podjetji iz IT-sektorja. »To je nekako logično. Naše rešitve so bolj relevantne za podjetja z višjim stroškom dela, saj se jim bolj splača vlagati v tehnologijo. Če imaš ljudi preveč in jih plačuješ zelo malo, ta tehnologija potem ni tako pomembna,« pojasni Birsa. Tik pred pandemijo so del poslovanja preselili  v ZDA in v Silicijevi dolini odprli ameriško izpostavo. »Ameriški trg  je pomemben za nas ne le zaradi tržnega potenciala, ampak tudi zaradi tega, ker gre za eno od središč moči. Ogromno se dogaja, veliko je različnih rešitev in tehnoloških podjetij. V tem poslu preprosto moraš biti tam, kjer so središča moči oziroma tam, kjer se ustvarja napredek. Pisarne imamo v Silicijevi dolini in na Floridi, na Nizozemskem in v Ljubljani. Moramo biti globalno podjetje,« sklene.

V oglaševanju je pomemben izobraževalni element

V Visionectu uporabljajo širok nabor marketinških aktivnosti, ki med drugim vključujejo produktni, digitalni marketing in kanalni (channel) marketing. »Odkar delujemo kot SaaS, poudarjamo, da je Joan rešitev, ki jo lahko uporabljaš ali samostojno, ker je to dejansko SaaS, in zanjo plačuješ naročnino ali pa je to v kombinaciji z našimi napravami,« pojasnjuje Križmančičeva. Oglaševalske aktivnosti so tako razdeljene na vseh pet rešitev, ki jih ponujajo. To so sistemi za rezervacijo sejnih sob, delovnih miz, delo od doma, za beleženje prihodov gostov in rešitev za digitalno korporativno komunikacijo. V okviru tega uporabljajo različne pristope, vse od prisotnosti na glavnih digitalnih platformah preko pridobivanja potencialnih stikov (ang. lead generation) do marketinga rasti (ang. growth hacking). Pri oglaševanju kot pomembnega izpostavljajo izobraževalni element. »Priljubljena tema je vrnitev v hibridno delovno okolje. Stranke želimo izobraziti, kako naše rešitve implementirati na najhitrejši možen način. Svetujemo jim preko e-knjig, webinarjev in informativnih materialov,  in sicer kako načrtovati učinkovito vrnitev na delovno mesto,« pojasnjuje Križmančičeva. Vsebinsko potencialne stranke nagovarjajo tud z aktualnima temama, in sicer fleksibilno delovno okolje ter kako ustvariti okolje, v katerega se bodo zaposleni želeli vrniti.      

Pridružite se Visionectovi ekipi! Prijave na povezavi.

Članek je bil izvorno objavljen v tiskani reviji Marketing magazin, december 2021, #486. Revijo lahko naročite na info@marketingmagazin.si