Zdaj je čas za zelene dogodke

Od tega, kako fleksibilni in agilni smo, do tega, kakšna ogromna razlika je med dogodki v živo in tistimi na spletu – in pri tem imam v mislih vpliv, ki ga z organizacijo dogodka povzročimo okolju.

Splošnih podatkov za slovenske dogodke nisem našla, lahko pa postrežem z nekaj mednarodnimi dejstvi iz raziskave podjetja MeetGreen. Po njihovi raziskavi se na dogodkih v živo ustvari zaskrbljujoča količina emisij: dogodek v živo s 1000 udeleženci proizvede približno 530 metričnih ton CO2. Izračun vključuje emisije iz dejavnikov, kot so plastika za enkratno uporabo, hrana, zrak, potovanje z avtomobilom in vlakom, namestitve in poraba energije na prizorišču. Za pravo predstavo, koliko to dejansko je, nam pride prav kalkulator za preračunavanje ekvivalentov toplogrednih plinov, ki ga je izdelala ameriška organizacija EPA (t. i. Greenhouse Gas Equivalencies Calculator). Ta izredno uporabna zadevica nam pomaga razumeti, kaj takšne abstraktne številke, kot je 530 metričnih ton CO2, pomenijo v razumljivih konkretnih izrazih.

In kaj pravi omenjeni kalkulator? Če vzamem prvega iz seznama primerljivih izpustov, ugotovim, da so izpusti dogodka s 1000 udeleženci enaki letnim izpustom CO2 stoenajstih osebnih avtomobilov skupaj. Ali pa izpustom letne porabe elektrike v skoraj stotih domovih. Nadaljnji podatki kažejo, da omenjeni dogodek za 1000 udeležencev v dveh do treh dneh proizvede tudi do 5670 kilogramov odpadkov, od katerih jih gre kar polovica neposredno na odlagališče oziroma odpad. Preračunano na posameznika to pomeni skoraj 1,9 kilograma odpadkov dnevno, od katerih gre dober kilogram odpadkov neposredno na odlagališče. Če od vseh odpadkov izvzamemo samo hrano, šokira podatek, da se na vsakem dogodku zavrže med 20 in 30 % vse hrane. Pa do vseh tiskanih materialov in plastike za enkratno uporabo sploh še nismo prišli.

Zaskrbljujoči podatki? Alarmantni! Še posebej zato, ker se večina organizatorjev dogodkov svoje vloge v ustvarjanju vpliva na okolje sploh še ne zaveda.

Torej, v luči nove osvoboditve od okovov epidemije, ki je na srečo začela dvigovati roke z industrije dogodkov, sprejmite izziv in svoj naslednji dogodek usmerite v zeleno smer.

Hočemo in potrebujemo zelene dogodke!

Industrija dogodkov je v Srednji Evropi veliko obsežnejša, kot si morda mislimo. Po podatkih iz leta 2019 se samo v tem delu sveta letno odvije približno 2670 dogodkov v živo z več kot 735.000 razstavljavci in 75,4 milijona udeležencev. Pa govorimo le o kongresnih in sejemskih dogodkih, poslovni dogodki interne narave v te številke niso vključeni. Hitra matematika? Če dogodek s 1000 udeleženci povzroči za 530 metričnih ton CO2, kakšna je potem številka pri 75,4 milijona udeležencev? Skoraj 40 milijonov metričnih ton CO2! Oziroma letnih izpustov CO2 870.000-ih avtomobilov. Kar je več kot polovica vseh registriranih cestnih vozil v Sloveniji.

Ni treba torej posebej poudarjati, da vsak korak vsakega dogodka lahko bistveno prispeva k zmanjševanju vpliva na okolje oziroma prehodu na zelene dogodke (če ostanemo zgolj v diskurzu okoljskega vpliva in ne celotne trajnostne preobrazbe, ki bi morala pod drobnogled vzeti še vpliv na družbo).

Dogodek je čudovito komunikacijsko orodje, celo eno od močnejših, saj preko osebne izkušnje v sproščeni atmosferi skozi premišljeno dramaturgijo udeležence popelje po naši zgodbi v posebno doživetje. Doživetje, ki odpira priložnosti za integracijo, razumevanje in ponotranjenje izkušnje, sporočila. Tudi za postopno uvajanje novih praks, življenjskih slogov in navad – in to je bistveno za prehod na trajnostni življenjski slog.

Kje začnemo?

Odskočna ploščad mora imeti močne temelje. Natančno moramo vedeti, kje smo in kam želimo priti, pa četudi je trenutno stanje glede vpliva na okolje katastrofalno. No, če je tako, gremo od tu lahko samo navzgor, kajne? Kje smo, pomeni natančno izmerjene osnovne gabarite vpliva na okolje, ki jih povzroča naš dogodek z vsako od v nadaljevanju pojasnjenih kategorij. Ker se zavedamo, da se bodo spremembe zgodile postopoma, si ambiciozne cilje minimaliziranja vpliva na okolje zastavimo v perspektivi približno petih let, ampak z jasnimi vmesnimi cilji za vsako leto posebej.

Ko vemo, kje smo in kam želimo priti, sprejmemo ukrepe, ki nas do tja postopno pripeljejo. In kar je prav tako pomembno, opredelimo, od čigavega sodelovanja in podpore je odvisen naš uspeh in kako te deležnike motivirati, da se nam na tej poti pridružijo. Delo ne bo preprosto, saj bomo morali nagovoriti vsaj celotno ekipo organizatorjev (interno javnost), udeležence (pretekle in bodoče), partnerje (razstavljavce, sponzorje), vse dobavitelje (od cateringa in scenografije do tehnikov oziroma produkcijske ekipe), ekipo na lokaciji (najemodajalce) itd. No, začnemo seveda pri sebi, pri vtisu vseh svojih operacij in z našim dogodkom povezanih dejavnosti.

Katere so torej ključne kategorije dogodka, ki jih obravnavamo pri zniževanju vtisa na okolje?

Transport

Prihod na dogodek, še posebej, če je ta mednarodne narave, lahko predstavlja konkretnejši del celotnega kolača. Emisije letal EU na mednarodnih letih so se po letu 1990 zaradi pocenitve prevoza z letalom povečale za 87 %. Ugodno in udobno za popotnike, a zelo naporno za okolje. Letalski prevoz je namreč eden od glavnih škodljivcev podnebju.

Prispevek vašega dogodka: spodbujajte prihod udeležencev na dogodek z vlakom, skupinskimi prevozi (avtomobili, avtobusi, po možnosti električni), kolesom, pa tudi peš. Odvisno pač od lokacije in oddaljenosti prihoda gostov. Enako velja za dogodek sam, naj bo gibanje udeležencev spodbujeno v e-mobilnost ali pešačenje.

Poraba naravnih virov na dogodku

Voda, elektrika, plin in še več. Že z malimi posegi (npr. senzorskimi vklopi luči in vode) lahko dosežemo velike spremembe. Torej, pri izboru lokacije dogodka imejmo v mislih, povprašajmo, kakšna je njihova strategija upravljanja z naravnimi viri, kako skrbijo za minimaliziranje porabe, kakšno energijo oz. elektriko uporabljajo ipd. Dajmo prednost lokacijam z lastno sončno elektrarno, IoT-rešitvami ipd.

Prispevek vašega dogodka: Izberite lokacijo, ki deluje po trajnostnih standardih, in ozaveščajte udeležence pred in na dogodku o vplivu njihovih dejanj na porabo naravnih virov. Pri izbiri načina za slednje je meja vaše kreativnosti lahko samo nebo. Bolj izvirni boste, bolj zapomnljiva bodo sporočila in hitreje uveljavljene želene prakse.

Kaj vse gre na odpad in zakaj toliko?

Kot že navedeno, so odpadki ogromna težava dogodkov. Povzročamo jih vsi, od udeležencev do partnerjev. Z embalažo, tiskanimi materiali, scenografijo, ponudbo plastenk z vodo ipd. Vprašajmo se, kaj vse imamo natisnjeno, pa bi lahko bilo digitalno dostopno že pred dogodkom in med njim? Natisnjeni program, letaki, plakati, usmerjevalne table, promocijski materiali v najrazličnejših oblikah, ki velikokrat končajo v kantah za smeti. Če ne na dogodku, pa pozneje doma. Jih dejansko potrebujemo? In če da, kako lahko udeležence nagovorimo, da jih zares uporabijo oziroma z njimi ravnajo skladno s 5R (refuse – reduce – reuse – repurpose/repair – recycle)?

Natisnjeni program, letaki, plakati, usmerjevalne table in promocijski materiali v najrazličnejših oblikah velikokrat končajo v kantah za smeti. Če ne na dogodku, pa pozneje doma. Jih dejansko potrebujemo? In če da, kako lahko udeležence nagovorimo, da jih zares uporabijo oziroma z njimi ravnajo skladno s 5R (refuse – reduce – reuse – repurpose/repair – recycle)?

Poseben sklop odpadkov predstavlja hrana. Tu še vedno prevladuje miselnost »bolje malo več, kot pa da udeleženci ostanejo lačni«. A pomislite, kolikokrat se vam je dejansko zgodilo, da je hrane zmanjkalo? In če, je bil razlog resnično ta, da je bilo hrane premalo ali pa so si udeleženci na krožnike nalagali prevelike porcije in je del njih končal v smeteh?

Prispevek vašega dogodka: Kjer se le da, preidite na digitalno obliko podajanja materialov. Za uporabo infrastrukture na dogodku pri izbiri sledite 5R, udeležence pred dogodkom spodbudite, da na dogodek prinesejo svojo stekleničko z vodo za ponovno polnjenje. Spodbudite tudi prihod s čim manj prtljage, ki bi lahko za udeleženci ostala na dogodku. Za vse materiale, ki ostanejo na dogodku, poiščite rešitve nadaljnje uporabe, popravil ipd., šele kot zadnjo možnost pa odvoz na odlagališče.

Pri cateringu se poslužite preprostih trikov, kot je uvedba manjših krožnikov (na katere še vedno lahko hrano naložijo večkrat), in opustite celotno plastično jedilno infrastrukturo, vključno s kozarci za enkratno uporabo in plastenkami z vodo.

Partnerji so sposobni hitre prilagoditve

Partnerji in sponzorji dogodka so seveda pomemben element uspešne realizacije vašega dogodka. Brez njihove podpore morda dogodka ne bi bilo, zato je zahteva sledenjem novim zelenim standardom lahko nerodna točka pogovora. A če začnemo dovolj zgodaj in korak za korakom, z jasno vizijo napredka skozi naslednja leta, tudi partnerji lažje sprejmejo svojo novo zeleno vlogo.

Prispevek vašega dogodka: Svoje trajnostne zaveze in zelene prakse uvedite vzdolž celotne dobavne verige. A pozor, začeti morate zelo zgodaj, saj bodo prilagoditve partnerjev zahtevale veliko časa. Pomagajte jim z rešitvami, usmeritvami, pokažite jim prednosti novega pristopa, ki se bo odražal tudi v njihovem poslovnem uspehu.

Dobavitelji, še posebej catering

Navezujoč na zgornjo kategorijo odpadkov hrane je catering služba med pomembnejšimi elementi zelenih dogodkov. Poleg preciznega načrtovanja količin hrane za predvideno število udeležencev gre razmisliti tudi o surovinah samih. Izbiramo lokalno pridelano hrano in dobavitelje iz čim ožjega kroga oddaljenosti. Stremimo k čim nižjemu vplivu transporta (kratke razdalje), avtohtoni lokalni ponudbi in s tem izkazovanju podpore lokalni tradiciji.

Enako velja za dobavitelje scenografije, tehnične podpore ipd. – sledimo izboru iz lokalnega okolja, a ob predpostavki, da tudi oni delujejo etično in skladno z našimi trajnostnimi standardi.

Prispevek vašega dogodka: Optimizirajte obseg, skrbno načrtujte, izbirajte lokalno in na jedilnik uvrstite čim več hrane rastlinskega porekla, z omejitvijo količine mesa. 

Ni vseeno, kdo stopi na oder

Da, tudi nastopajoči so odraz vaših zavez. Zato v program vključujte izvajalce, ki se zavzemajo za enake zelene standarde, spodbudite njihovo pojavnost v trajnostni podobi (styling, izbira oblačil in njihova sporočilnost), pa tudi samo vsebino, koncept dogodka zapeljite v zeleno smer.

Saj vemo, vsaka podoba, vsako sporočilo, vsaka vsebina, pa četudi jo udeleženci dojemamo nezavedno, ustvarja našo realnost. Našo želeno realnost. Pomislite samo, kako bi zahreščalo med udeleženci, če bi nastopajoča na oder stopila v oblačilih iz odpadnih materialov, da ne rečem hrane … In kakšen učinek bi to imelo. Bodite drzni in odločni v svojih zelenih sporočilih!

Motivacija in ne zgolj informacija

Pri uvajanju vseh sprememb in novosti bodite še posebej pozorni na to, da jih vsem deležnikom predstavite motivacijsko, pozitivno in vključevalno. Dobrodošli so prijemi vedenjske ekonomije, ki s principom počasnega potiskanja (angl. nudging) spodbuja pozitivno nagovarjanje skozi vidik pripadanja družbeno sprejemljivemu vedenju, sledenju praks drugih, izkoriščanja trenutkov dovzetnosti za motivacijske nagovore ipd. Primer? Namesto da udeležence preprosto povabite, da pridejo na dogodek s kolesom, jih postavite v središče uspešnosti zgodbe. »Lani se je na naš dogodek s kolesom pripeljala tretjina udeležencev. Odlično, ampak mi zmoremo več; letos si želimo, da se na dogodek s kolesom pripelje polovica udeležencev. Ste z nami?« Raziskave kažejo, da takšen nagovor beleži za 30 % večjo uspešnost kot zgolj informativno sporočilo ali prošnja.

Dokazano: počasi se daleč pride

Lep primer zavzetosti za zelene dogodke kaže Conventa – mednarodna platforma oziroma omrežje, ki povezuje organizatorje dogodkov z vsega sveta. Ta se je že leta 2010 zavezala k razvoju v zeleni dogodek, razvila svojo metodologijo in jo v prakso ponudila mednarodni javnosti. Deli jo na www.conventa.com in pod pobudo #greenconventa industrijo dogodkov spodbuja k uvedbi zelenih praks in standardov. V sodelovanju z Umanotero ji zadnje desetletje uspeva korak za korakom dosegati boljše, zelene rezultate organiziranih dogodkov.

Članek je bil izvorno objavljen v tiskani reviji Marketing magazin, april 2022, #490. Revijo lahko naročite na info@marketingmagazin.si.