Celovito upravljanje komunikacije je vitalni del kriznega upravljanja

Uporabljajo različna komunikacijska orodja in poti

Kot pravijo v Krki, so sprejeli številne ukrepe za zajezitev širjenja okužbe s koronavirusom, pri njihovem sporočanju pa glede na strukturo zaposlenih, mednarodno okolje in možnost dostopa do elektronskih medijev uporabili različna komunikacijska orodja in poti. Med drugim so pripravili številne posebne izdaje tiskanega in elektronskega internega glasila, izdelali posebne plakate z navodili, dnevno pošiljajo informativna e-sporočila, zaščitne ukrepe in navodila objavljajo na informacijskih televizijskih zaslonih v Krkinih prostorih, na intranetu (»krkanetu«) pa so vzpostavili posebno spletno mesto Koronavirus z zbranimi objavami in informacijami s hitrim dostopom do ključnih vsebin oziroma navodil in obvestil. Poleg tega pripravljajo in distribuirajo številna motivacijska sporočila, proizvodne sodelavce pa redno obveščajo tudi tako, da so vzpostavili 15 novih infotočk v recepcijah oz. vstopnih mestih v podjetje. Njihovo obveščanje poteka tudi preko vodij, poslovnih sekretarjev, oglasnih tabel in informacijskih zaslonov v podjetju.

Jasno, odkrito in redno komuniciranje igra ključno vlogo

V Novartisu so že na začetku marca 2020 začeli sprejemati vrsto ukrepov za zaščito zdravja zaposlenih in tako zagotovili neprekinjeno poslovanje. »Ob vseh ukrepih, ki smo jih predstavili tudi na naši spletni strani www.lek.si, ima jasno, odkrito in redno komuniciranje z našimi sodelavci seveda ključno vlogo. Načrtovanje komunikacijskih aktivnosti in priprava vsebin nastajajo v tesnem sodelovanju celotne ekipe, vključno z vodstvom podjetja, ki načrtuje in skrbi za potrebne ukrepe ter njihovo skladnost z vsemi pravili. Na začetku pandemije smo tako sodelavce s sporočili po elektronski pošti, z novicami na intranetu in internem družbenem omrežju Yammer, s plakati in obvestili na LCD-zaslonih obveščali predvsem o ukrepih, potrebnih za zajezitev širjenja virusa, ter o prilagojenem načinu dela,« pravi Katarina Klemenc, direktorica korporativnega komuniciranja v Novartisu v Sloveniji.

Dodaja, da je pri tem izjemno pomembna vloga vodij, ki so v stiku s svojimi sodelavci in se z njimi še posebej pogovarjajo o vseh ukrepih in načinu dela. Želeli so tudi ohraniti vez s tistimi, ki so doma in nimajo službenih naprav. »To smo storili na dva načina, in sicer z omogočanjem dostopa do internih Novartisovih virov tudi preko zasebnega mobilnega telefona ter z zbiranjem njihovih osebnih mobilnih številk in elektronskih naslovov skladno z uredbo o varovanju osebnih podatkov, da lahko pomembna sporočila prejemajo tudi po teh kanalih. Tako lahko sodelavci nemoteno dostopajo do Novartisovih informacij, ostanejo na tekočem in povezani,« pripoveduje Klemenčeva.

Z vsebino komuniciranja želijo predvsem prispevati k ohranjanju motivacije sodelavcev in krepitvi občutka ponosa, da delajo v podjetju, ki je ne samo nadpovprečno odgovorno poskrbelo za svoje zaposlene, ampak je tudi zelo hitro doniralo finančna sredstva in zaščitno opremo organizacijam, ki so »na prvih bojnih linijah«. Tako na različnih internih komunikacijskih kanalih delijo zgodbe sodelavcev z različnih koncev podjetja in  spodbudne videoposnetke, ki jih člani vodstva podjetja pripravljajo sami, sodelavce spodbujajo k deljenju idej in dobrih praks ter z virtualnimi srečanji na različnih ravneh skrbijo, da ostajajo povezani. Ugotavljajo, da je odziv sodelavcev na komunikacijske aktivnosti zelo pozitiven. V anketah, ki so jih izvedli, so kot enega od ključnih dejavnikov, da se počutijo varno in so motivirani, ti navedli odlično komunikacijo. Pri tem gre za komunikacijo na vseh ravneh – tako osebno komunikacijo vrhnjega vodstva in več kot 500 vodij v podjetju kakor tudi vsa preostala orodja notranjega in zunanjega komuniciranja. »Vse to krepi zaupanje, da skupaj zmoremo vse. Zato se vsi strinjamo, da bomo iz teh kriznih časov izšli še močnejši,« pravijo v Novartisu.

Komunikatorji nepogrešljivi pri kriznem upravljanju

V Skupini SIJ, ki združuje 25 družb v Sloveniji in tujini, so v času epidemije koronavirusa nemoteno poslovanje zagotavljali le tako, da so ljudje prihajali na delo v proizvodne obrate. Sara Wagner, vodja korporativnega komuniciranja v Skupini SIJ, pravi, da izzivov, s katerimi so se pri tem soočili, ni manjkalo. »Med njimi je bilo koordiniranje vzporedne komunikacije #ostanidoma in #pridinadelo. Medtem ko so mediji, znane osebnosti, državne in zdravstvene ustanove, sindikati in drugi pozivali #ostanidoma, smo se na drugi strani proizvodna podjetja trudila ohranjati čim bolj nemoten delovni proces in ljudi spodbujala, naj prihajajo na delo. S tem smo zagotavljali delovanje vseh proizvodnih procesov, ki se v Skupini SIJ v nobenem trenutku niso zaustavili. Pri tem smo se soočali tudi s strahom zaposlenih za lastno zdravje in zdravje njihovih družin. V zelo kratkem času smo morali predstaviti množico sprejetih ukrepov za zavarovanje zdravja zaposlenih, skrbeti za dosledno spoštovanje ukrepov in komunikacijo o obolelih sodelavcih,« našteva sogovornica.

Pravi, da so z vzpostavitvijo krizne ekipe, katere vitalni del je bilo tudi korporativno komuniciranje, sprejemali hitre in centralizirane odločitve za vse družbe ter tudi centralno upravljali interno komunikacijo in ključna sporočila. »Hitrost in učinkovitost v sprejemanju odločitev in enotno ukrepanje in komuniciranje za vse družbe v skupini, so bili ključnega pomena in so se izkazali za dober način upravljanja krize, tako v komunikaciji z družbami, ki so izvajale ukrepe, kot tudi v komunikaciji z zaposlenimi,« je prepričana.

Za komunikacijo z družbami so vzpostavili enoten komunikacijski elektronski naslov, preko katerega je potekala vsa komunikacija z odgovorno osebo, ki je upravljala komunikacijo. Za zaposlene pa so pripravljali dnevna obvestila, plakate z ukrepi, svoje tiskovine so preoblikovali v tematske izdaje z ukrepi, navodili in drugimi ključnimi informacijami za zaposlene, dobro prakso o izvajanju ukrepov so delili preko videoposnetkov, pisem vodstva Skupine SIJ za zaposlene itd.

Wagnerjeva pravi, da se je ekipa korporativnega komuniciranja Skupine SIJ v času epidemije izkazala za nepogrešljivi del kriznega upravljanja, kot svetovalec vodstvu in pomemben glas v krizni ekipi, s širokim pregledom nad dogajanjem pri različnih deležnikih, ne le na področju internega komuniciranja. »Celovito upravljanje komunikacije in poenotenje v sporočilih in času komuniciranja se je v primeru epidemije koronavirusa potrdilo za ključno in je vitalni del kriznega upravljanja. In ker vsaka kriza prinaša nove uvide ter razkrije vse dobre lastnosti pa tudi priložnosti za nadaljnji razvoj podjetja, kjer področje komuniciranja ni izjema, delimo tudi spoznanje, ki ga je prinesla epidemija: absolutno potrebujemo intenziven razvoj digitalnih komunikacijskih orodij, da lahko z zaposlenimi komuniciramo ne glede na kraj, čas in prostor, v katerem se nahajajo. To je poseben izziv za proizvodna podjetja, kjer večina zaposlenih ne dela za računalnikom. Naš prvi korak je v teku, saj razvijamo nov intranetni portal, ki bo vsem zaposlenim dostopen povsod in na različnih napravah, razmišljamo pa tudi o vzpostavitvi zaprtih skupin za komunikacijo z zaposlenimi na družbenih omrežjih. Na ta način bodo lahko zaposleni ne glede na to, ali so na delovnem mestu, delajo od doma ali na službenih poteh, odsotni zaradi bolezni ali porodniške, ves čas v stiku s podjetjem. To je v času krize namreč še posebej pomembno,« je še povedala Wagnerjeva.

Foto: Sandi Fišer