Katere tehnologije so »in« na področju organizacije dogodkov?

Odgovor na vprašanje iz naslova bi danes večina kolegov poiskala kar pri velikem bratu Chat-GPT-ju. Ker ga občasno in ne redko zanese v precej nenavadne odgovore, smo se za mnenje raje obrnili na organizatorje dogodkov iz krvi in mesa. V teku je namreč letna raziskava revije Kongres, ki smo jo poimenovali kar Kongresni barometer. Zbiranje odgovorov smo zaključili 9. februarja, že pred tem pa smo dobili reprezentativen vzorec odgovorov, ki so nam veliko povedali o dogajanju v ozadju blestečih žarometov.

Velik del raziskave smo posvetili vplivu umetne inteligence na organizacijo dogodkov. Že prvo vprašanje je dalo presenetljiv odgovor. Vprašali smo jih namreč, kaj jim ponoči ne da spati. Na prvem mestu je tradicionalno upravljanje s časom, ki ga je izbralo 20,5 % vprašanih, sledi mu moč umetne inteligence (18,3 %) in proračun (12,8 %). UI je postala pomembna tema tudi za organizatorje dogodkov. Presenetljiv odgovor je bil tudi, da je ključni izziv organizatorjev uvedba novih tehnologij. To je izziv za kar 46,2 % vprašanih.

Zato smo se bolj podrobno poglobili v področje orodij umetne inteligence, ki jih kolegi najbolj pogosto uporabljajo. Poglejmo prejete odgovore:

48,7 %  Klepetalniki (Chat GPT, Chat Spot, Drift ...)

23,1 %  Pomočniki pri pisanju (Grammarly, Word.ai ...)

15,4 %  Drugo (večina odgovorja, da ne uporabljajo UI)

10,3 %  Orodja za generiranje besedil (Jasper, Copy.ai, Fraser ...)

2,6 %    Vizualna orodja (Canva, Midjourney ...)

0,0 %    Zvočna orodja (Speechify, Descript ...)

0,0 %    PR orodja (Howler AI, Otter ...)
n=121 (25.01.2024)

Anketirance smo povprašali tudi, katera orodja že uporabljajo. Pričakovano je z naskokom zmagal Chat-GPT, poglejmo pa še ostala orodja:

53,8 %  ChatGPT          

41,0 %  Canva  

35,9 %  Grammarly      

33,3 %  None

15,4 %  Midjiourney

10,3 %  Bard.ai

8,2 %    Semrush

7,7 %    Dall-e   

5,1 %    Surfer CEO

4,8 %    Jasper

2,6 %    Copy.ai

2,6 %    Descript           

n=121 (25.01.2024)

Klepetalniki in pomočniki pri pisanju so trenutno najbolj uporabljena UI orodja. Nekaj vprašanih pa je zapisalo komentar, da niso vedeli, da določena orodja poganja umetna inteligenca.

Seveda se nismo ustavili samo pri tem vprašanju. Organizatorje dogodkov smo vprašali tudi, v katere namene so v zadnjem letu uporabljali UI. Poglejmo odgovore:

51,3 %  Urejanje in izboljševanje besedil

34,8 %  Generiranje slik

30,6 %  Razvijanje novih idej

27,5 %  Priprava scenarijev

23,1 %  Ustvarjanje besedil za oglase

20,5 %  Lektoriranje besedil

12,8 %  Razvoj spletnih klepetalnikov

5,1 %    Priprav FAQ besedil za podporo udeležencem

n=121 (25.01.2024)

Zanimalo nas je tudi, katera marketinška orodja in tehnologije (ang. martech) so trenutno najbolj pomembna za organizatorje dogodkov. Rezultati so precej klasični in govorijo o tem, da je prostora za bolj učinkovito digitalizacijo industrije srečanj še veliko.

4,10      CRM orodja (upravljanje odnosov s strankami)

3,74     Projektni management 

3,64      Spletna analitika (npr. Google Analytics)

3,54      Orodja za upravljanje in nadzor družabnih omrežij

3,53      Orodja za generiranje novih kupcev (lead generation)

3,51     E-mail marketing (npr. MailChimp)

3,51      SEO orodja (optimizacija za iskalnike)

3,38      CMS (sistem za upravljanje vsebin)

3,28      Analitika in optimizacija konverzijske stopnje (CRO)

3,28     Analiza podatkov in vizualizacija

3,07     VR (virtualna resničnost)

2,97      Platforme za spletne seminarje

2,90     E-trgovina (npr. Woocommerce, Shopify)

2,85      Večnamenske marketinške platforme (npr. Adobe Marketing Cloud, Salesforce Marketing, .)

2,82      AR (obogatena resničnost)

2,69      Platforma za avtomatizacijo trženja (npr. Marketo, Salesforce)

n=121 (25.01.2024)

Verjetno najbolj zanimivo vprašanje v naši raziskavi pa je bilo, katere tehnologije bodo v prihodnosti najbolj vplivale na organizacijo dogodkov. Odgovori so zelo zanimivi in ne potrebujejo posebnega komentarja:

79,5 %  Generativna umetna inteligenca (UI)

30,8 % Virtualna/obogatena resničnost

20,5 %  5G

17,9 %  3D tiskanje

17,1 % Blokchain tehnologije

15,4 %  Napredna robotika

15,2 % Nanotehnologija

12,8 %  Metaverzum

10,3 %  Možganski vmesniki

7,7 %    Kvantno računalništvo

7,5 %    Kriptovalute

n=121 (25.01.2024)

Prejeli smo kar precej odgovorov, da bo v prihodnosti na nas vplivala kombinacija vseh zapisanih tehnologij, kar je po našem mnenju najbližje resnici.

Umetna inteligenca je očitno bila ključna beseda lanskega leta in enako pričakujemo letos. Tako meni velika večina kolegov, ki so odgovarjali na naša vprašanja. Seveda pa v praksi organizatorji dogodkov preizkušamo tudi številne tehnologije, ki so z nami že nekaj časa.

V naši agenciji se trenutno največ ukvarjamo z naslednjimi tehnologijami, ki jih glede na potrebe naročnikov na različne načine povezujemo in integriramo:

1. Od video mappinga do interaktivnega mappinga

Tehnologija video mappinga nenehno napreduje, z novimi razvoji, ki omogočajo še bolj kompleksne in interaktivne instalacije. Z združevanjem kreativnosti z napredno tehnologijo lahko video mapping izvajamo tudi na zelo zahtevnih predmetih kot so npr. letala.

2. Platforme za hibridne dogodke

Hibridni dogodki so še vedno aktualni in so z novimi orodji vedno bolj interaktivni. Ambiciozni organizatorji dogodkov jih znajo obrniti v prid sebi in udeležencem dogodkov in nadgraditi Zoom izkušnjo. Streaming vsebin pa lahko ustvarja dodatne prihodke tudi po zaključenem dogodku.

3. Orodja za interakcijo z udeleženci

Slido in podobna orodja se hitro razvijajo in so postala nujna, če želimo udeležence bolj aktivno vključiti v dogodek.

4. Personalizacija

RFID (Radio-Frequency Identification) in NFC (Near Field Communication) so že pred leti omogočile personalizacijo logistike. V letošnjem letu pričakujemo, da bomo šli z uporabo teh tehnologij še korak dlje.

5. Povratek mobilnih aplikacij

Mobilne aplikacije za dogodke so se vrnile na velika vrata. Kot digitalno komunikacijsko središče so učinkovit kanal za neposredno komunikacijo, najboljše pa ponujajo tudi personalizirano izkušnjo. V naši agenciji so pomembne tudi za učinkovito podporo mreženju (matchmakingu).

6. Avtomatizacija registracije

V letu 2024 pričakujemo še večjo stopnjo avtomatizacije registracijskega procesa. QR kode se ob najnovejših aplikacijah za prepoznavo obrazov zdijo kot otroški vrtec.

7. Mobilna orodja za sklepanje kontaktov

So se razvila do te stopnje, da so vizitke postale zgodovina. Tehnološko je to eno od najbolj dinamičnih področij organizacije dogodkov.

8. Orodja za trajnostno poročanje

Ker takšnih orodij na trgu ni, smo sami razvili lastno rešitev »Planet Positive Event«. Web aplikacija omogoča trajnostno oceno dogodka usklajeno s priporočili ESG.

Osebno pa bi rad poudaril, da je tehnologija naš pomočnik, orodjarna, ki lahko pospeši, izboljša proces in učinkovitost organizacije dogodkov. Nikakor pa tehnologija ni in ne more biti bistvo. Fascinancija nad uporabljeno tehnologijo na odru je hipna, bend, ki uporablja tehnologijo, pa si boste še dolgo zapomnili. Na dogodkih gre predvsem za izkustveno kakovost. Zato je razumevanje čustvene dimenzije ravno tako pomembno kot razumevanje racionalne. Dogodek obstaja le v odnosu do udeležencev. Če ga udeleženci zaznajo kot navdihujoč, poučen, ustvarjalen ali provokativen, bodo rezultat srečni udeleženci.

Menim, da tehnologija ne more nadomestiti pristnih in globokih medsebojnih odnosov, ki jih ustvarjamo v živo. S tem smo začeli že v prazgodovini ob tabornem ognju in se kot človeštvo izmojstrili do te mere, da dogodki ali srečanja veljajo za univerzalen jezik, tako kot glasba.

Tehnologija nas nikoli ne more zadovoljiti v enaki meri, čeprav se bere super vse, kar ponuja. Problem je, da vzgajamo ljudi, sodelavce, ki jim bodo živi socialni stiki naporni in se jim bodo raje izognili. Si v svojem podjetju želite takšnih sodelavcev? Prizadevajmo si za več pristnih stikov iz oči v oči. Polnokrvni organizator dogodkov govori z dušo in telesom. Na odru dogodka pusti svoje srce in telo. Tehnoloških bližnjic na tem področju zaenkrat ne poznam, razen trdega in vztrajnega dela, z veliko pristne in poštene organizatorske naivnosti, prenosa znanja, praktičnih izkušenj, sodelovanja in povezovanja, ki na koncu obrodi sadove. Če organizator obvlada kemijo dogodka, lahko skupaj z udeleženci ustvarja čudeže.