MM-ova mini anketa: Pa-pa, ni me v pisarni.
Preden se odpravite na zaslužen dopust in odklopite možgane, vas v službi najverjetneje čaka še nekaj opravkov. Kot na primer to, da si uredite personalizirano obvestilo o odsotnosti oziroma 'out-of-office reply'.
Dreamstime
Kaj je ključ do dobro napisanega obvestila o odsotnosti? Za vas smo pripravili 3 nasvete, na katere bodite pozorni, ko ga boste sestavljali.
1. KISS
Kiss pomeni 'keep it short and simple', torej poskrbite, da bo vaše avtomatsko obvestilo kratko, jedrnato in razumljivo.
Ob količini informacij in elektronskih sporočil, ki jih vsakodnevno prejmemo, je namreč pomembno, da je obvestilo o odsotnosti čim bolj kratko in enostavno ter vključuje le najpomembnejše informacije: od kdaj do kdaj boste odsotni in na koga se pošiljatelj v času vaše odsotnosti lahko obrne. Kontakt enega sodelavca je več kot dovolj.
2. Dosegljivost v času odsotnosti
Če boste v času odsotnosti dosegljivi na telefon in menite, da je ta informacija pomembna, potem v obvestilo v odsotnosti vključite naslednji stavek:
V nujnih primerih me lahko pokličete na …
Če imate to srečo, da si v času dopusta lahko privoščite popoln odklop, potem obvestilu dodajte kontakt sodelavca, ki bo v času vaše odsotnosti prevzel del vaših zadolžitev.
3. Slovnična in slogovna ustreznost
Na koncu ne pozabite, da mora biti obvestilo o odsotnosti napisano slovnično in slogovno pravilno. Pri preverjanju si lahko pomagate z orodji kot sta Amebis Besana in Vejice 1.0.
V tokratni anketi na Instagramu nas je zanimalo, ali ste se že poslovili od pisarne in se odpravili na poletni oddih. 55 odstotkov vas je glasovalo, da še držite trdnjavo, dokler ne napoči vaš čas za oddih, 23 odstotkov vas že maha iz plaže, prav tako pa vas 23 odstotkov že odšteva dneve do poletnega oddiha.
Zanimalo nas je tudi, če imate občutek, da v teh dneh na vsako elektronsko sporočilo dobite avtomatski odgovor, da je prejemnik sporočila na dopustu. 42 odstotkov vas ima občutek da so vsi na dopustih, 42 odstotkov vas meni, da je razmerje med dopustniki in tistimi, ki so še v pisarni 50:50, 16 odstotkov pa vas tega ni opazilo.
Povprašali smo vas tudi, kakšen je vaš 'out of office reply'. 47 odstotkov prisega na uradnega, 13 odstotkov na zabavnega, kar 26 odstotkov si ga sploh ne nastavi, 13 odstotkov pa kakor kdaj.
Zanimalo nas je tudi, če kljub temu da ste na dopustu preverjate elektronsko pošto, 33 odstotkov vas preverja in odgovorja na sporočila, 37 odstotkov vas preverja in na sporočila ne odgovori, 31 odstotkov pa sporočil ne preverja.
Urednikov izbor
